Στη σύσκεψη παραβρέθηκαν εκτός του Δημάρχου , ο Αντιδήμαρχος Τ.Ε. κ. Αδαμόπουλος, ο Δ/ντης Τ.Υ. του δήμου Μπερμπερίδης Στυλιανός, ο πρόεδρος του Δημοτικού Συμβουλίου Παπαδόπουλος Ιωάννης , οι Δημοτικοί Σύμβουλοι Φράγκος Γεώργιος και Μπαβέλης Δημήτριος, η Βουλευτής του ΣΥΡΙΖΑ Αγαθοπούλου Ειρήνη, από τις Τ.Υ. της  Π.Κ.Μ  Ανταβαλίδου Δέσποινα προϊσταμένη των εγγείων βελτιώσεων, από την Π.Ε. Κιλκίς ο περιφερειακός Σύμβουλος Θωμαϊδης Παύλος , ο αναπληρωτής Δ/ντης Τ.Υ. της Π.Ε. Κωνσταντινίδης Στυλιανός, ο προϊστάμενος υποδομών κ. Γρηγοριάδης, ο υπάλληλος της Δ/νσης   Αγροτικής Ανάπτυξης κ. Κομπατσιάρης - πρώην στέλεχος της ΧΕΒ, ο πρόεδρος του ΤΟΕΒ Αρτζάν – Αματόβου Καραβαλάκης Νίκος, οι πρόεδροι Τ.Κ. Βαφειοχωρίου , Άσπρου και Αξιοχωρίου, ο πρώην πρόεδρος Βαφειοχωρίου κ. Αγγελάκης και αγρότες της πληγείσης περιοχής.
Το ζητούμενο της σύσκεψης ήταν η προσπάθεια συντονισμού, ώστε να μην υπάρξουν στο μέλλον τέτοιου είδους καταστροφές, με τη δημιουργία ενός ενιαίου ΤΟΕΒ Αρτζάν – Αματόβου, κατόπιν βέβαια γενικής συνέλευσης – συμφωνίας όλων των ΤΟΕΒ της περιοχής (Βαφειοχώρι, Άσπρος, Λιμνότοπος, Αξιοχώρι).