Στη συνάντηση συμμετείχαν εκπρόσωποι συλλόγων από: ΑΡΓΟΝΑΥΤΕΣ, ΧΕΡΣΟ, ΕΠΤΑΛΟΦΟ, ΠΑΛΑΤΙΑΝΟ, ΑΞΙΟΥΠΟΛΗ, ΠΟΛΥΚΑΣΤΡΟ, ΑΓ. ΑΝΤΩΝΙΟ, ΗΛΙΟΛΟΥΣΤΟ, ΤΕΡΠΥΛΛΟ, ΦΙΛΥΡΙΑ, ΓΟΥΜΕΝΙΣΣΑ και ΣΑΝΤΑ.
Επίσης, σύμφωνοι με αυτή την κίνηση είναι και τα σωματεία από ΛΕΒΕΝΤΟΧΩΡΙ, ΦΥΣΚΑ και ΧΩΡΥΓΙ, απλά την συγκεκριμένη ημέρα δεν μπόρεσαν να παραστούν.
Όλη αυτή η διεργασία μεταξύ των συλλόγων είχε αρχίσει από τα μέσα Σεπτεμβρίου του 2010 με αρκετές συναντήσεις και πρωταγωνιστικό ρόλο από τρία σωματεία, των Αργοναυτών, του Χέρσου και της Επταλόφου, για να φθάσει τελικά  σ’ αυτήν την συνάντηση να επιλεγεί από όλους μία άτυπη 8μελη επιτροπή που θα «τρέξει» την εκδήλωση μέχρι την πραγματοποίησή της. Στόχος βέβαια δεν είναι η εκδήλωση και μόνο, αλλά να υπάρξει συνεργασία μεταξύ των συλλόγων με το δυνατόν καλύτερα αποτελέσματα και για τα σωματεία αλλά και για το ποντιακό στοιχείο του νομού. Δηλαδή έπεται και συνέχεια…