Το βιβλίο πρέπει να είναι 100 φύλλων, αριθμημένο ανά σελίδα από τον υπεύθυνο του καταστήματος, με οριζόντια διαγράμμιση σελίδων, μεγέθους Α4 και με χοντρό εξώφυλλο.

Η θεώρησή του γίνεται από την αδειοδοτούσα αρχή (Τμήμα Αδειοδοτήσεων & Ρύθμισης Εμπορικών Δραστηριοτήτων του Δήμου Κιλκίς), χωρίς αίτηση του ενδιαφερόμενου.
Τα δικαιολογητικά που απαιτούνται να προσκομίσει ο υπεύθυνος της επιχείρησης προκειμένου να θεωρήσει το βιβλίο είναι:
- φωτοαντίγραφο της άδειας λειτουργίας ή της γνωστοποίησης λειτουργίας του καταστήματος υγειονομικού ενδιαφέροντος και
- μία μηδενική ταμειακή απόδειξη με τον ΑΦΜ της επιχείρησης.
Η μη τήρηση βιβλίου αναφοράς αποτελεί παράβαση. Σε περίπτωση απώλειας του Βιβλίου Αναφοράς πρέπει να ακολουθηθεί η διαδικασία δήλωσης της απώλειάς του στην αδειοδοτούσα αρχή με υπεύθυνη δήλωση του Ν.1599/1986.